Privatlivspolitik
Kort fortalt
- Bilango er et bogføringsprogram. De persondata der behandles, er dem der står i regnskabsmaterialet — kunder, leverandører og betalinger.
- Bogføringsdata ligger i EU.
- Tilslutter du en postkasse, søger Bilango kun efter købsbilag. Indholdet bruges ikke til andet, og deles ikke videre.
- Regnskabsmateriale gemmes i 5 år, fordi bogføringsloven kræver det. Det kan ikke slettes før.
- Du kan altid trække adgangen til din postkasse tilbage.
1. Dataansvarlig
Theison, CVR 34360642, Egedalsvænge 39, 2. th., 2980 Kokkedal. Kontakt: theisonfilm@gmail.com.
Bilango drives i dag som et internt værktøj for Theison og har ingen eksterne brugere. Får programmet brugere ud over indehaveren, opdateres denne politik, og der indgås databehandleraftaler.
2. Hvilke oplysninger behandles
Regnskabsmateriale
- Identifikation: navn, adresse, CVR-nummer, kontonummer på kunder og leverandører
- Kontakt: e-mailadresse og telefonnummer
- Økonomi: fakturabeløb, posteringer, betalingshistorik
Bankdata
Kontoudtog importeres som CSV-filer fra dine egne konti — både erhvervs- og privatkonti, fordi virksomhedens udgifter i praksis er betalt fra flere konti. Linjer fra privatkonti bruges udelukkende til at finde og dokumentere erhvervsmæssige udgifter; resten klassificeres som privat og indgår ikke i regnskabet.
Bilag
Kvitteringer og fakturaer, uanset om de er uploadet manuelt eller hentet fra en tilsluttet postkasse.
3. Adgang til din e-mail
Bilango kan tilsluttes en Gmail- eller Outlook-postkasse for at finde købsbilag der mangler i regnskabet. Det er frivilligt, og programmet fungerer uden.
Hvad der tilgås
Adgangen gives via Google eller Microsoft med kun læserettigheder (gmail.readonly henholdsvis Mail.Read). Bilango kan ikke sende, ændre eller slette mails.
En søgning er afgrænset: den ser i et tidsvindue omkring datoen på en konkret bankpostering, efter afsendere og nøgleord der peger på kvitteringer. Der laves ikke en fuld gennemlæsning af postkassen.
Hvad der bruges og gemmes
- Afsender, emne og modtagelsestidspunkt vises, så du kan vælge den rigtige mail.
- Vælger du en mail, gemmes selve bilaget — PDF eller mailens indhold — som dokumentation for posteringen.
- Mails du ikke vælger, gemmes ikke.
- Adgangsnøglen (OAuth refresh-token) gemmes krypteret. Se afsnit 7.
Hvad der ikke sker
- Data fra din postkasse sælges ikke og deles ikke med tredjeparter til deres egne formål.
- Der vises ikke reklamer, og data bruges ikke til annoncering eller profilering.
- Data bruges ikke til at træne AI-modeller.
- Ingen anden person læser din mail.
Google API Services User Data Policy
Bilangos brug og videregivelse af oplysninger modtaget fra Google API'er følger Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use.
Sådan trækker du adgangen tilbage
I Bilango under Indstillinger kan en tilsluttet postkasse fjernes. Adgangen kan desuden altid tilbagekaldes direkte hos udbyderen — hos Google under Tredjepartsapps med kontoadgang. Bilag der allerede er bogført, forbliver i regnskabet; de er regnskabsmateriale og er omfattet af opbevaringspligten i afsnit 6.
4. Retsgrundlag
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale | GDPR art. 6(1)(c) — retlig forpligtelse (bogføringsloven) |
| Fakturering og kundeforhold | GDPR art. 6(1)(b) — opfyldelse af aftale |
| Søgning efter bilag i tilsluttet postkasse | GDPR art. 6(1)(a) — samtykke, som kan trækkes tilbage |
5. Databehandlere og tredjelande
| Leverandør | Formål | Placering |
|---|---|---|
| Supabase | Database, login og fillagring | EU (eu-west-1) |
| Vercel | Hosting af selve programmet | EU, med edge-noder uden for EU — overførsel på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser |
| Anthropic | Tekstgenkendelse på bilag | USA — overførsel på standardkontraktbestemmelser |
Regnskabsdata som sådan forlader ikke EU. Sendes et bilag til tekstgenkendelse, behandles det hos Anthropic i USA på grundlag af standardkontraktbestemmelser.
6. Opbevaring og sletning
| Type | Opbevares |
|---|---|
| Regnskabsmateriale — bilag, posteringer, fakturaer | 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører (bogføringsloven § 12) |
| Kontaktoplysninger på kunder og leverandører | 2–3 år efter sidste handel |
| Adgangsnøgle til postkasse | Indtil adgangen fjernes |
Bogføringslovens opbevaringspligt går forud for retten til sletning. Er en oplysning en del af regnskabsmaterialet, kan den ikke slettes før fristen er udløbet — heller ikke på anmodning. Det følger af GDPR art. 17(3)(b).
Bogførte posteringer kan ikke ændres eller fjernes. Rettelser sker ved modpostering, så både den oprindelige registrering og rettelsen kan ses.
7. Sikkerhed
- Al trafik krypteres i transit (TLS), og data krypteres i hvile hos Supabase i EU.
- Adgang til data styres på rækkeniveau i databasen, så en bruger kun kan se sin egen organisations data.
- Ændringer logges i en revisionslog der ikke kan redigeres eller slettes. Personoplysninger maskeres i loggen.
- Adgangsnøgler til postkasser krypteres med AES-256-GCM. Krypteringsnøglen opbevares adskilt fra databasen, så begge dele skal kompromitteres samtidig for at give adgang. Dekryptering sker ét isoleret sted i systemet, og kortvarige adgangstokens gemmes aldrig.
- Der tages daglig sikkerhedskopi.
8. Dine rettigheder
Du har ret til at:
- få indsigt i hvilke oplysninger der behandles om dig
- få urigtige oplysninger rettet
- få oplysninger slettet, i det omfang opbevaringspligten i afsnit 6 ikke er til hinder for det
- få behandlingen begrænset
- gøre indsigelse mod behandlingen
- modtage dine oplysninger i et maskinlæsbart format
- trække et samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen
Henvendelser sendes til theisonfilm@gmail.com og besvares inden for en måned.
9. Klage
Er du utilfreds med behandlingen, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — datatilsynet.dk.
10. Ændringer
Politikken opdateres når behandlingen ændrer sig — nye datatyper, nye databehandlere eller ændrede frister. Datoen øverst viser seneste version.